Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Denis Kuhlmann
Einzelunternehmer – Automatisierung von Geschäftsprozessen – IT-Dienstleistungen für KMU
Wittumweg 18
88260 Argenbühl
Deutschland

Telefon: +49 1604081034
E-Mail: info@kuhlmann-workflows.com
Website: https://kuhlmann-workflows.com

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer dieser Website nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der DSGVO, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse).

3. Hosting, E-Mail und Automatisierung (Hostinger)

Wir nutzen für das Hosting unserer Website, unserer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation sowie des Automatisierungstools n8n die Dienste der Hostinger International UAB.

Anbieter: Hostinger International UAB, Švitrigailos g. 34, Vilnius 03230, Litauen.
Serverstandort: Deutschland / EU.

3.1 Website-Hosting und Server-Logs

Beim Aufruf unserer Website werden durch Ihren Browser automatisch Informationen an unseren Server gesendet und temporär in Logfiles gespeichert. Erfasst werden können insbesondere:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und Betriebssystem

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Sicherstellung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.2 E-Mail (Business Mail)

Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir den E-Mail-Dienst von Hostinger. E-Mails, die Sie an uns senden, werden auf den Servern von Hostinger empfangen und gespeichert. In diesem Zusammenhang können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und E-Mail-Adresse des Absenders
• Inhalt der E-Mail-Nachricht
• Metadaten (z.B. Datum und Uhrzeit des Versands)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effektiver Kommunikation).

3.3 Automatisierte Datenverarbeitung mit n8n

Wir setzen das Automatisierungstool „n8n" ein, um Datenverarbeitungsprozesse (z.B. Übertragung von Formulardaten, Auswertungen und Pflege von Kundendaten) zu automatisieren. n8n wird auf einem Server bei Hostinger betrieben.

In den automatisierten Workflows von n8n können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Sie uns bereitstellen (z.B. Kontaktdaten aus Formularen oder E-Mails).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an effizienter, fehlerarmer und nachvollziehbarer Datenverarbeitung). Wir beachten dabei die Grundsätze der Datenminimierung und Datensicherheit (Art. 5, Art. 32 DSGVO).

AVV mit Hostinger

Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, der Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Hostinger ist. Der Serverstandort befindet sich innerhalb der EU/Deutschland.

4. Kontaktaufnahme (Kontaktformular und E-Mail)

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen oder uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effektiver Kommunikation).

5. Nutzung von lexoffice (Buchhaltung und Rechnungsstellung)

Wir nutzen für unsere Buchhaltung und Rechnungsstellung die Cloud-Software „lexoffice".

Anbieter: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland.

In lexoffice werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Stammdaten von Kunden und Lieferanten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktdaten)
• Rechnungs- und Buchungsdaten (z.B. Rechnungsbeträge, Leistungsbeschreibungen, Zahlungsinformationen)

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der ordnungsgemäßen Buchführung, Rechnungsstellung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und zur Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mit Haufe-Lexware haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

6. Nutzung von Nextcloud (Dateiablage und interne Dokumentenverwaltung)

Für die interne Dateiablage und Verwaltung von Geschäftsdokumenten nutzen wir eine selbst betriebene Instanz der Open-Source-Software „Nextcloud".

Hosting: Die Nextcloud-Instanz wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben.

In Nextcloud können insbesondere folgende Daten gespeichert und verarbeitet werden:

• Geschäftsdokumente (z.B. Angebote, Verträge, Rechnungen)
• Kundendaten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktdaten), soweit in Dokumenten enthalten
• Interne Arbeitsdateien

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer, DSGVO-konformer Dateiablage). Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Da Nextcloud selbst gehostet wird, erfolgt keine Datenweitergabe an den Nextcloud-Softwareanbieter.

7. Nutzung von Microsoft 365

Für die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten sowie für organisatorische Zwecke nutzen wir Microsoft 365.

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Genutzte Dienste: Word, Excel.

Hinweis: Die E-Mail-Kommunikation erfolgt ausschließlich über den Dienst von Hostinger (siehe Abschnitt 3.2). E-Mails werden nicht über Microsoft-Server übertragen oder dort gespeichert.

In Microsoft 365 können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Dokumenteninhalte, soweit personenbezogene Daten enthalten sind

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Unternehmensorganisation). Die Datenspeicherung erfolgt auf Servern in Deutschland. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Protection Addendum); für etwaige Datentransfers außerhalb der EU werden EU-Standardvertragsklauseln eingesetzt. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

8. Nutzung von HubSpot CRM

Zur Verwaltung von Kontakten und Anfragen sowie zur Pflege von Kundenbeziehungen nutzen wir das CRM-System „HubSpot".

Anbieter: HubSpot Ireland Limited, One Dockland Central, Dublin 1, Irland.

In HubSpot können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontaktdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Kommunikationsinhalte (z.B. E-Mails, Notizen zu Gesprächen)
• Technische Daten (z.B. IP-Adresse, je nach Nutzung)

Die Nutzung von HubSpot erfolgt zur Organisation von Kunden- und Interessentenanfragen sowie zur Optimierung unserer Vertriebs- und Kommunikationsprozesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Der AVV ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von HubSpot und kann unter legal.hubspot.com/de/dpa eingesehen werden. Die Datenspeicherung erfolgt im EU-Rechenzentrum von HubSpot (Deutschland). Für etwaige Datentransfers außerhalb der EU werden EU-Standardvertragsklauseln eingesetzt.

9. Nutzung von Cookies

Wir verwenden derzeit keine nicht-technisch notwendigen Cookies oder vergleichbare Technologien zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken.

Sollten wir künftig Cookies einsetzen, werden wir Sie hierüber informieren und – soweit erforderlich – Ihre vorherige Einwilligung einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 7 DSGVO).

10. Schriftarten (lokal eingebunden)

Auf unserer Website verwenden wir die Schriftarten „Exo 2" und „DM Sans". Die Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server geladen; es wird keine Verbindung zu Servern von Google aufgebaut. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Google im Zusammenhang mit der Schrifteinbindung findet daher nicht statt.

11. Weitergabe von Daten und Empfänger

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, wenn

• Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• dies zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• eine rechtliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder
• ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorliegt und keine überwiegenden entgegenstehenden Interessen Ihrerseits erkennbar sind.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen. Nach Wegfall des Zweckes bzw. Ablauf gesetzlicher Fristen werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder anonymisiert.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht:

• auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO),
• auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter info@kuhlmann-workflows.com kontaktieren.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt (Art. 77 DSGVO).

14. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen (Art. 32 DSGVO). Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den aktuellen Stand der Technik angepasst.

15. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung können Sie jederzeit auf unserer Website abrufen.